Các loại giấy tờ xin việc tại Hoa Kỳ mà bạn cần biết

-
Tiffany Nguyen
-
27.04.2023

Khi tuyển dụng một nhân viên mới, với tư cách là người sử dụng lao động, bạn có một số trách nhiệm giúp họ hòa nhập vào môi trường làm việc. Cụ thể trong số đó bao gồm đào tạo và hoàn thành các thủ tục giấy tờ cần thiết khi xin việc. Tìm hiểu ngay các loại giấy tờ xin việc cần thiết để được làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ ngay bài viết dưới đây nhé!

Tổng quan về các loại giấy tờ xin việc tại Hoa Kỳ

Khi tuyển dụng một nhân viên mới, có một số giấy tờ mà nhà tuyển dụng cần xử lý và lưu giữ trong hồ sơ. Dưới đây là các loại giấy tờ, thông tin bạn cần thu thập từ nhân viên mới:

Các giấy tờ chứng minh danh tính

  • Mẫu I-9
  • Mẫu W-4
giay to xin viec
Nhà tuyển dụng cần xử lý và lưu giữ các giấy tờ xin việc của nhân viên trong hồ sơ sau khi phỏng vấn

Các giấy tờ chứng minh danh tính

Tại Mỹ, người xin việc phải chứng minh danh tính của họ và chứng minh rằng họ được ủy quyền hợp pháp để làm việc tại tiểu bang đó. Để tuân thủ các yêu cầu này, chủ doanh nghiệp cần yêu cầu nhân viên xuất trình một số loại giấy tờ nhất định.

Các loại giấy tờ làm việc được phân loại thành ba nhóm chính: Nhóm A, Nhóm B và Nhóm C. Lưu ý rằng nhân viên cần xuất trình cho bạn các giấy tờ gốc chứ không phải bản sao. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng tất cả các giấy tờ này đã được cập nhật theo thông tin mới nhất. Dưới đây là thông tin chi tiết các giấy tờ cần thiết trong các nhóm này:

Danh sách A: Nhóm giấy tờ xác minh cả danh tính và điều kiện làm việc

  • Hộ chiếu Hoa Kỳ chưa hết hạn
  • Hộ chiếu nước ngoài chưa hết hạn (có dấu I-551)
  • Thẻ ủy quyền việc làm chưa hết hạn
  • Thẻ tiếp nhận đăng ký người nước ngoài hoặc thẻ thường trú
  • Giấy tờ ủy quyền việc làm chưa hết hạn có ảnh (do USCIS cấp)
  • Hộ chiếu nước ngoài chưa hết hạn (có mẫu I-94, có xác nhận tình trạng không định cư)
giay to xin viec
Hộ chiếu chưa hết hạn là một loại giấy tờ quan trọng để xác minh danh tính

Danh sách B: Nhóm giấy tờ xác minh danh tính

  • Giấy phép lái xe hoặc thẻ căn cước hợp lệ của Hoa Kỳ hoặc Canada có ảnh hoặc mô tả các đặc điểm cá nhân
  • Thẻ căn cước do cơ quan địa phương, tiểu bang hoặc liên bang cấp có ảnh trên đó
  • Thẻ đăng ký cử tri
  • Thẻ quân nhân Hoa Kỳ
  • Chứng minh thư của người phụ thuộc trong quân đội
  • Thẻ Merchant Mariner của Cảnh sát biển Hoa Kỳ
  • Giấy tờ bộ lạc người Mỹ bản địa
  • Thẻ học sinh có ảnh (áp dụng khi thuê nhân viên dưới 18 tuổi)
  • Hồ sơ bệnh viện, phòng khám hoặc bác sĩ (áp dụng khi thuê nhân viên dưới 18 tuổi)
  • Hồ sơ nhà trẻ hoặc mẫu giáo (áp dụng khi thuê nhân viên dưới 18 tuổi)

Danh sách C: Nhóm giấy tờ xác minh đủ điều kiện làm việc

  • Thẻ an sinh xã hội
  • Giấy khai sinh ở Hoa Kỳ hoặc ở nước ngoài
  • Giấy tờ bộ lạc người Mỹ bản địa
  • Thẻ căn cước công dân Hoa Kỳ
  • Thẻ căn cước công dân thường trú
  • Văn bản ủy quyền việc làm chưa hết hạn (do DHS cấp)
giay to xin viec
Người xin việc cần có các giấy tờ chứng minh có đủ điều kiện làm việc trước khi ứng tuyển vào doanh nghiệp

Biểu mẫu I-9

Cùng với các bằng chứng về giấy tờ tùy thân, nhân viên phải điền vào biểu mẫu I-9 để chứng minh rằng bản thân có đủ điều kiện làm việc. Sau khi nhân viên nộp mẫu I-9, bạn cần phải đính kèm nó trong hồ sơ.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng E-Verify, đây là một hệ thống được sử dụng để so sánh thông tin trên biểu mẫu I-9 với cơ sở dữ liệu liên bang nhằm đảm bảo độ chính xác.

Biểu mẫu W-4

Biểu mẫu W-4 được gọi là Giấy khấu trừ lương của nhân viên. Biểu mẫu này giúp xác định số tiền thuế mà chủ lao động sẽ khấu trừ từ tiền lương của bạn.

Số tiền bị giữ lại được trả cho Sở Thuế vụ (IRS) bằng tên và Số An sinh Xã hội của nhân viên. Khi người lao động khai thuế hàng năm, họ sẽ được ghi có số tiền thuế đã trả từ tiền lương của họ trong suốt cả năm.

giay to xin viec
Hình ảnh minh họa Biểu mẫu W4 Giấy khấu trừ lương của nhân viên

Với tư cách chủ lao động, bạn cần đảm bảo nhân viên hoàn thành mẫu W-4 một cách chính xác và đúng thời gian quy định vì IRS yêu cầu người lao động phải nộp thuế thu nhập trong suốt cả năm. Nếu nhân viên không khấu lưu đủ thuế, họ có thể nợ một khoản tiền lớn phát sinh từ tiền lãi và tiền phạt do nộp thiếu thuế cho IRS khi khai thuế.

Lưu ý khi hoàn thành các thủ tục liên quan giấy tờ việc làm

Khi một nhân viên mới bắt đầu làm việc, bạn có trách nhiệm thông báo cho họ về tất cả các giấy tờ mà họ sẽ cần điền vào. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn hoàn thành các giấy tờ làm việc nhanh chóng:

  • Giữ hồ sơ an toàn: Tại Hoa Kỳ, bạn bắt buộc phải giữ hồ sơ của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định. Trách nhiệm của người sử dụng lao động đó là giữ hồ sơ an toàn và lưu trữ nó đúng cách. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đảm bảo tính riêng tư của chúng.
  • Cung cấp thông tin cho nhân viên: Hầu hết mọi người khi xin việc đều không nắm rõ các thông tin về thuế, vì vậy hãy cung cấp cho nhân viên đầy đủ các quy định phải biết để điền vào các giấy tờ xin việc một cách chính xác.
  • Tuân thủ thời hạn: Nhiều biểu mẫu trong số này có thời hạn. Do đó, hãy đảm bảo thu thập và thông báo về các loại giấy tờ này cho nhân viên vào ngày làm việc đầu tiên của họ.

Một số mẫu giấy tờ xin việc quan trọng khác:

Sau khi thu thập tất cả các biểu mẫu xác minh về thuế và việc làm, bạn cũng có thể yêu cầu các biểu mẫu bổ sung dưới đây:

  • Giấy tờ về phúc lợi: Nhân viên sẽ cần điền các giấy tờ liên quan đến phúc lợi như kế hoạch nghỉ hưu, bảo hiểm sức khoẻ và nhân thọ, bảo hiểm tàn tật của công ty bạn.
giay to xin viec
Thỏa thuận về phúc lợi là loại giấy tờ quan trọng khi đăng ký việc làm
  • Thỏa thuận đồng ý xét nghiệm ma túy: Nếu nơi làm việc của bạn yêu cầu xét nghiệm ma túy và/hoặc rượu, bạn sẽ cần nhân viên điền vào mẫu chấp thuận trước khi tiến hành xét nghiệm.
  • Thông tin liên hệ khẩn cấp: Trong trường hợp khẩn cấp, khuyến khích nhân viên cung cấp thông tin liên hệ khẩn cấp, tiền sử bệnh ngắn gọn và bất kỳ dị ứng hoặc không dung nạp thực phẩm nào.
  • Mẫu mục tiêu của nhân viên: Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với nhân viên của bạn ngay bằng cách tìm hiểu mục tiêu của họ. Bạn cũng có thể yêu cầu người quản lý hoặc người giám sát của họ thường xuyên kiểm tra, hỏi thăm để đảm bảo rằng họ đang đạt được tiến bộ tốt đối với mục tiêu của mình.
  • Hợp đồng lao động: Trong hợp đồng lao động, hãy phác thảo thông tin công việc của nhân viên, bao gồm chức danh công việc của nhân viên, trách nhiệm, thời gian làm việc, lương thưởng, lợi ích và các điều khoản làm việc. Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn các quyền lợi nhận được và hoàn thành được các nghĩa vụ cần thiết.
  • Thỏa thuận không tiết lộ: Nếu nhân viên đang làm việc tại các vị trí chủ chốt, nắm giữ các thông tin bí mật, hãy yêu cầu nhân viên ký vào thỏa thuận không tiết lộ để đảm bảo thông tin này được lưu giữ trong công ty.

Tổng kết lại, hy vọng rằng các thông tin phía trên đã giúp cho các chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình xin việc, các giấy tờ cần đảm bảo có cho nhân viên khi tuyển dụng. Nắm bắt chính xác và đầy đủ các thông tin này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế được rất nhiều sai sót khi tuyển dụng một nhân viên mới đấy cho công ty của mình đấy!

Bài viết liên quan:

Cùng chuyên mục
Tin mới
Tin nổi bật
Loading...
Loading...
... Tin Đăng ... Home ... Bài Viết