Dù ít phổ biến hơn trước đây nhưng séc vẫn được sử dụng rộng rãi, ngay cả trong thế giới số ngày nay. Séc giấy là công cụ hiệu quả và rẻ tiền để chuyển tiền, nhưng có thể bạn không viết séc hàng ngày hoặc chưa bao giờ viết séc trước đây.
Viết séc rất dễ và hướng dẫn này cho bạn biết chính xác cách thực hiện. Chuyển qua từng bước một hoặc chỉ sử dụng ví dụ trên làm mô hình cho các séc bạn cần viết. Bạn có thể hoàn thành các bước theo bất kỳ thứ tự nào miễn là không thiếu thông tin quan trọng. Trong ví dụ này, bạn sẽ chuyển từ đầu séc xuống dưới cùng, điều này giúp tránh bỏ qua bất kỳ bước nào.
Trước khi viết séc
Viết séc rất rườm rà và đó không phải là cách nhanh nhất để chuyển tiền. Bạn có các lựa chọn khác dễ dàng hơn và giúp tiết kiệm tiền. Ví dụ, bạn có thể:
- Thanh toán hóa đơn trực tuyến và thậm chí yêu cầu ngân hàng của bạn gửi séc tự động mỗi tháng. Bạn sẽ không cần phải viết séc, thanh toán bưu phí hoặc nhận séc qua đường bưu điện. Thay vào đó, hãy lấy thẻ ghi nợ và chi tiêu bằng thẻ đó.
- Bạn sẽ thanh toán bằng cùng một tài khoản, nhưng sẽ thanh toán bằng phương thức điện tử. Không cần sử dụng hết séc (mà sẽ phải đặt hàng lại) và sẽ có hồ sơ điện tử về giao dịch của mình với tên người nhận thanh toán, ngày thanh toán và số tiền.
- Thiết lập thanh toán tự động cho các khoản thanh toán thông thường như hóa đơn điện nước và phí bảo hiểm.
- Thường không mất phí khi thanh toán theo cách này và nó giúp cuộc sống trở nên dễ dàng. Chỉ cần đảm bảo bạn luôn có đủ tiền mặt trong tài khoản để thanh toán hóa đơn.
Cho dù chọn thanh toán bằng cách nào, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có đủ tiền trong tài khoản séc của mình. Nếu không, các khoản thanh toán có thể “bị trả lại” và tạo ra các vấn đề, bao gồm các khoản phí khổng lồ và các vấn đề pháp lý tiềm ẩn.
2. Cách điền một tấm séc
Tổng quan đầy đủ về một tấm séc như sau:
- Ngày hiện tại: Viết cái này ở gần góc trên cùng bên phải. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ sử dụng ngày hôm nay, giúp bạn và người nhận lưu giữ hồ sơ chính xác.
- Người nhận thanh toán: Trên dòng có nội dung “Thanh toán theo đơn yêu cầu”, hãy viết tên của cá nhân hoặc tổ chức bạn đang thanh toán. Bạn phải hỏi “Tôi sẽ thanh toán cho ai?” nếu không chắc chắn nên viết gì, vì thông tin này cần phải chính xác.
- Số tiền ở dạng số: Viết số tiền thanh toán vào ô nhỏ ở phía bên tay phải. Bắt đầu viết càng xa về bên trái càng tốt. Nếu khoản thanh toán là 8,15 đô la, thì số “8” phải nằm ngay trên đường viền bên trái của hộp đô la để tránh gian lận.
- Số tiền bằng chữ: Viết số tiền bằng từ ngữ để tránh gian lận và nhầm lẫn. Đây sẽ là số tiền thanh toán chính thức. Nếu số tiền đó khác với biểu mẫu số đã nhập ở bước trước, số tiền bạn đã viết bằng chữ hợp pháp sẽ là số tiền trên séc của bạn. Sử dụng tất cả các chữ cái viết hoa, khó thay đổi hơn.
- Chữ ký: Ký tên vào séc dễ đọc ở dòng ở góc dưới bên phải. Sử dụng cùng tên và chữ ký trong hồ sơ tại ngân hàng của bạn. Bước này là cần thiết, séc sẽ không hợp lệ nếu không có chữ ký.
- Dòng ghi nhớ (hoặc “Dành cho”): Nếu thích, hãy bao gồm ghi chú. Bước này là tùy chọn và sẽ không ảnh hưởng đến cách ngân hàng xử lý séc. Dòng ghi nhớ là một nơi để thêm lý do viết séc. Nó cũng có thể là nơi để viết thông tin mà người nhận thanh toán sẽ sử dụng để xử lý thanh toán (hoặc tìm tài khoản của bạn nếu bất kỳ thứ gì bị thất lạc). Ví dụ: bạn có thể viết số An sinh Xã hội của mình trên dòng này khi thanh toán IRS hoặc số tài khoản cho các khoản thanh toán tiện ích.
3. Sau khi viết séc
Sau khi viết, hãy lập hồ sơ thanh toán. Sổ đăng ký séc là nơi lý tưởng để thực hiện việc này, cho dù sử dụng sổ đăng ký điện tử hay giấy. Việc ghi lại khoản thanh toán giúp không phải tiêu tiền 2 lần — số tiền sẽ vẫn hiển thị như có sẵn trong tài khoản cho đến khi séc được gửi hoặc chuyển thành tiền mặt và điều đó có thể mất một lúc. Tốt nhất là nên ghi lại khoản thanh toán khi nó vẫn còn trong tâm trí.
Ghi lại mọi séc bạn viết trong sổ đăng ký sẽ cho phép:
- Theo dõi chi tiêu của bạn để không bị trả lại séc
- Biết tiền đi đâu (bảng sao kê ngân hàng chỉ hiển thị số và số tiền của séc — không có mô tả về người mà bạn đã viết cho)
- Phát hiện gian lận và trộm cắp danh tính trong tài khoản của bạn
Bạn đáng lẽ phải nhận được một sổ đăng ký khi nhận được sổ séc của mình. Nếu chưa có, có thể dễ dàng tự làm bằng giấy hoặc bảng tính.
Sao chép tất cả thông tin cần thiết từ séc của bạn:
- Số séc
- Ngày bạn viết séc
- Mô tả về giao dịch hoặc người mà bạn đã viết cho
- Số tiền thanh toán là bao nhiêu
Nếu bạn cần thêm chi tiết về nơi tìm thông tin này, hãy xem sơ đồ hiển thị các phần khác nhau của séc.
Bạn có thể sử dụng sổ đăng ký để cân bằng tài khoản séc của mình. Đây là phương pháp kiểm tra kỹ mọi giao dịch trong tài khoản ngân hàng để đảm bảo bạn và ngân hàng ở trên cùng một trang.
Bạn sẽ biết nếu có sai sót trong tài khoản của mình và nếu ai đó không gửi được séc mà bạn đã viết (do đó khiến bạn tin rằng mình có nhiều tiền hơn để chi tiêu).
Sổ đăng ký của bạn cũng có thể cung cấp một cái nhìn tức thì về số tiền bạn có sẵn. Khi viết séc, nên giả định rằng số tiền đã biến mất — trong một số trường hợp, tiền được rút từ tài khoản bạn một cách nhanh chóng, vì séc của bạn được chuyển đổi thành séc điện tử.
